Aviso sobre prácticas de privacidad de la información médica protegida

En vigencia a partir del 14 de abril de 2003
Según las enmiendas de las disposiciones de la LEY HITECH en vigencia a partir del 17 de febrero de 2010
Según las enmiendas de la norma final de la LEY HITECH en vigencia a partir del 26 de marzo de 2013

Este Aviso sobre prácticas de privacidad se aplica a IJKG Opco, LLC; HUMC Opco LLC; Hudson Hospital Opco, LLC y a otras entidades afiliados que se mencionan al final de este aviso* y que se han identificado como miembros de un Acuerdo de atención médica organizada ("OHCA", por sus siglas en inglés) a los fines de los requisitos federales de privacidad. Las organizaciones que participan de este Acuerdo de atención médica organizada pueden utilizar y divulgar su información médica entre sí según sea necesario para brindarle tratamiento, obtener un pago por tratamientos, con fines administrativos, para evaluar la calidad de la atención que recibe y para llevar a cabo cualquier otro tipo de operación de atención médica conjunta del OHCA.

ESTE AVISO DESCRIBE LA FORMA EN QUE PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ELLA

LÉALO ATENTAMENTE

Si tiene alguna pregunta acerca de este aviso, comuníquese con el encargado de Privacidad del Acuerdo de atención médica organizada al 201.795.8207.

 

NUESTRA PROMESA RESPECTO DE LA INFORMACIÓN MÉDICA

Comprendemos que la información médica acerca de usted y su salud es personal. Teniendo esto en mente, le aseguramos que las entidades de la OHCA están comprometidas a proteger la privacidad de su información médica (también conocida como "información médica protegida" o "IMP") y todos sus derechos de privacidad. La información respecto de su atención y tratamiento en una filial del OHCA figura en su historia clínica. Necesitamos esta historia clínica para brindarle una atención de calidad y cumplir con determinados requisitos legales.

Este Aviso se aplica a todos los registros de su atención generados por una filial del OHCA, independientemente de que los hayan generado el personal del Centro médico o su médico personal.

Su médico personal podría tener políticas o avisos distintos respecto del su uso y divulgación de su información médica generada en el consultorio médico o en la clínica.

Este Aviso le informará las formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica. También describe sus derechos y determinadas obligaciones que tenemos respecto al uso y divulgación de información médica.

La ley nos exige lo siguiente:

  • Asegurarnos de que la información médica que lo identifica se mantenga en privado y se divulgue tal información solo en la forma permitida por la ley.
  • Brindarle este Aviso acerca de nuestros derechos legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica.
  • Cumplir con los términos del Aviso actualmente en vigencia.

 

FORMAS EN LAS QUE PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

Tratamiento
Utilizaremos y divulgaremos su información médica protegida para brindar, coordinar o gestionar su atención médica y todos los servicios relacionados. Asimismo, divulgaremos su información médica a otros prestadores que puedan estarle brindando tratamiento. Además, en forma periódica, podremos divulgar su información médica a otro prestador a quien se le haya solicitado su participación en su atención. Esto no se aplica a ninguna anotación de psicoterapia generada o almacenada por nosotros, ya que su divulgación requiere su autorización específica.

Pago
Utilizaremos y divulgaremos su información médica protegida a fin de cobrar los servicios de atención médica que le brindemos. Por ejemplo, podemos incluir información que identifique su persona, su diagnóstico, las intervenciones realizadas y los insumos utilizados para prestar el servicio junto con una factura emitida a un tercero encargado del pago. Sin embargo, usted puede evitar que lo hagamos al seguir los procedimientos especificados en "Solicitar restricciones".

Operaciones de atención médica
Utilizaremos y divulgaremos su información médica protegida a fin de respaldar actividades de cualquiera de las entidades de la OHCA. Por ejemplo, podemos utilizar su información médica para examinar y evaluar nuestro tratamiento y nuestros servicios o a fin de evaluar el desempeño de nuestro personal al brindarle atención. Asimismo, podemos divulgar su información médica a socios comerciales externos que lleven a cabo servicios de facturación, consultoría, transcripción o de otra índole para nuestro centro. Nuestros acuerdos con ellos requieren que protejan su información conforme a la ley HIPAA y a las normas de la industria.

 

OTRAS FORMAS EN LAS QUE PODEMOS UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA

Recordatorios de citas
Podemos comunicarnos con usted por teléfono, correo o correo electrónico para recordarle una cita en nuestro centro. Solo dejaremos el nombre del hospital y el horario de la cita, y cumpliremos con su pedido si no desea que lo contactemos.

Investigación
Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida a investigadores, siempre que la investigación esté aprobada por un comité de revisión institucional o comité de privacidad que haya revisado la propuesta de investigación y confeccionado protocolos para garantizar la privacidad de su información médica.

Juicios y conflictos
Si se ve involucrado en un juicio o conflicto, podemos divulgar su información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información médica en respuesta a una citación judicial, solicitud de pruebas u otro proceso judicial de parte de alguna persona involucrada en el conflicto, pero solo si la parte que busca obtener la información nos ha brindado garantía suficiente de que lo ha notificado a usted respecto de la solicitud y que la parte que busca obtener la información haya recibido una orden de protección para proteger la información solicitada.

Fuerza pública
Podemos divulgar información médica ante la solicitud de un funcionario de la fuerza pública:

  • En respuesta a una orden judicial, emplazamiento, garantía, citación judicial o proceso similar.
  • A fin de identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo fundamental o persona desaparecida.
  • En colaboración con investigaciones estaduales o federales legítimas, tales como fraude, o actividades que incluyan temas de seguridad nacional, inteligencia y servicios de protección.
  • Acerca de la víctima de un delito si, conforme a determinadas circunstancias especiales, no podemos obtener el acuerdo de la persona.
  • Acerca de una muerte que consideramos resultado de un acto delictivo.
  • Acerca de un acto delictivo cometido en el Centro médico.
  • En casos de emergencia a fin de denunciar un delito, el lugar o las víctimas del delito o la identidad, descripción o ubicación de la persona que cometió el delito.

Anatómicos forenses, médicos forenses y responsables de funerarias
Podemos divulgar información médica a un anatómico o médico forense. Esto podría ser necesario, por ejemplo, a fin de identificar un cuerpo o determinar la causa de muerte. También podemos divulgar información médica acerca de pacientes que hemos tratado a encargados de funerarios según sea necesario para llevar a cabo sus tareas.

Para evitar una amenaza grave a la salud o seguridad pública
Utilizaremos y divulgaremos su información médica protegida a autoridades de salud pública que tengan permitido o que tengan la obligación de recolectar o recibir la información a los fines de controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. Si así lo indica dicha autoridad sanitaria, también divulgaremos su información médica a un organismo gubernamental extranjero que colabora con la autoridad de salud pública.

Indemnización laboral
Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida con fines de indemnización laboral o programas similares que ofrecen prestaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el empleo.

Donación de órganos y tejidos
Podemos utilizar y divulgar información acerca de usted a fin de facilitar la donación u obtención de órganos o tejidos.

Reclusos
Utilizaremos y divulgaremos su información médica protegida a un correcional u oficial de la fuerza pública solo si usted es un recluso de ese correccional o se encuentra bajo la custodia del oficial de la fuerza pública. Esta información sería necesaria para que le institución le brinde atención médica, para proteger la salud y seguridad de terceros o con fines de seguridad del correccional.

Directorios del centro médico
Podemos incluir información limitada acerca de usted en los directorios del Centro médico mientras usted se encuentre hospitalizado como paciente en Bayonne Medical Center, Hoboken University Medical Center o Christ Hospital, lo que incluye la unidad de especialidad psiquiátrica o las unidades de atención temporaria. Esta información puede incluir su nombre, ubicación en el Centro médico correspondiente, su afección general (por ejemplo, leve, estable, etc.) y su afiliación religiosa. La información del directorio, a excepción de su afiliación religiosa, también puede divulgarse a las personas que pregunten por usted con su nombre. Su información del directorio, incluida la afiliación religiosa, puede entregarse a un miembro del clero, tal como un sacerdote o rabino, conforme a su afiliación religiosa declarada, incluso si no preguntan por usted con su nombre. Esto es para que sus familiares, amigos y miembros del clero puedan visitarlo en el Centro médico y para que puedan obtener información general sobre su estado. Usted tiene derecho de solicitar su baja del directorio o de solicitar otras restricciones a esta información. (Consulte la sección Solicite restricciones).

Terceros que participen de su atención
Podemos brindar partes relevantes de su información médica protegida (IMP) a un familiar, pariente, amigo cercano o cualquier otra persona que usted identifique como participante de su atención médica o pago de la atención. En caso de emergencia o cuando usted no sea capaz de aceptar u objetar estas divulgaciones, divulgaremos la IMP según nos parezca lo mejor para usted, pero le informaremos acerca de ellos después de la emergencia y le daremos la oportunidad de objetar futuras divulgaciones a familiares y amigos.

Para intercambio de información médica
Podemos participar en uno o más intercambios de información médica (IIM) y podemos compartir su información médica de forma electrónica con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica con otros participantes de las IIM, a menos que usted solicite específicamente su exclusión ("darse de baja"). Los IIM permiten a sus prestadores de atención médica acceder y utilizar de forma eficiente su información médica pertinente que resulta necesaria con fines terapéuticos y otros fines legales. Los IIM responden a la ley HIPAA, y nuestro acuerdo con ellos requieren que nos brinden los mismos resguardos sobre su información que los que brindamos nosotros.

Recaudación de fondos
Podemos utilizar o divulgar información limitada respecto de la atención que ha recibido, ya sea de forma directa o a través de un socio comercial, a fin de comunicarnos con usted para reunir fondos para una fundación afiliada sin fines de lucro que forme parte de nuestro Acuerdo de atención médica organizada. Si no desea que le enviémos dicha información, infórmenos al comunicarse con nosotros al domicilio que figura al final de este Aviso, por teléfono al 201.858.7390 o por correo electrónico a PrivacyOfficer@bmcnj.org. Los materiales sobre la recaudación de fondos también explicarán cómo puede informarnos que no desea que lo contactemos en el futuro.

Actividades de marketing
Podremos comunicarnos con usted como parte de nuestras actividades de marketing, según lo permitido por ley. Esto puede incluir el envío de información a usted acerca de tratamientos recomendados o alternativas relacionadas, o bien para informarlo acerca de productos y servicios relacionados con la salud que podrían ser relevantes para su atención. No comercializaremos su IMP ni llevaremos a cabo actividades de marketing distintas a las mencionadas sin su autorización específica según consta debajo.

 

USOS O DIVULGACIONES NO CUBIERTAS POR ESTE AVISO
Los usos o divulgaciones de su información médica que no están cubiertos por este aviso ni por las leyes que se aplican a nuestro caso solo pueden realizarse con su autorización escrita. Puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento y dejaremos de divulgar su información médica por los motivos mencionados en su autorización escrita. Las divulgaciones que se realicen con base en la autorización previo a la revocación no se verán afectadas por la revocación.

 

NOTIFICACIÓN DE VIOLACIÓN
 Conforme a HITECH, cualquiera de nuestras entidades del OHCA deben notificar a los pacientes en caso de violación de su IMP. La notificación debe realizarse de forma oportuna, pero antes de transcurridos los 60 días de la fecha del descubrimiento. Una violación se produce cuando no podemos considerar que un uso o divulgación no autorizado que compromete la privacidad o seguridad de la IMP presenta un riesgo mínimo de daño económico, de reputación o de otra índole a la persona, conforme al tipo de divulgación, la naturaleza de la información y el destinatario y la mitigación del posible daño. El aviso debe:

  1. Incluir un resumen de lo ocurrido, incluida la fecha de la violación y la fecha del descubrimiento.
  2. Las acciones que la persona debe adoptar para protegerse de un posible daño que resulte de la violación.
  3. Una breve descripción de lo que la entidad del OHCA está realizando para investigar la violación, mitigar las pérdidas y protegerlo frente a futuras violaciones.

Nuestros acuerdos con cualquier socio comercial con quien compartamos su IMP nos exigen brindar todos los resguardos de seguridad conforme a las leyes de privacidad y seguridad HIPAA y HITECH. También puede ser personalmente responsables por cualquier violación de privacidad o seguridad que tenga lugar.

 

DERECHOS DEL PACIENTE RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA
Si bien su historia clínica es de propiedad física del centro que la recopiló, la información le pertenece a usted. Usted tiene derecho a:

Solicite una enmienda
Usted tiene derecho a solicitar la corrección de su información médica si considera que es incompleta o imprecisa. Debe solicitarlo por escrito a nuestro encargado de Privacidad e indicar qué información es incompleta o imprecisa y el motivo que justifique su pedido.

Podemos rechazar su solicitud si no se efectúa por escrito o no incluye un motivo que la justifique. También podemos rechazar su solicitud si:

  • La información no fue generada por nosotros o la persona que la generó ya no está disponible para corregirla.
  • La información no forma parte del registro que usted tiene permitido inspeccionar y copiar.
  • La información no forma parte del conjunto de registros designados que se conservan en este centro o si el prestador de atención médica considera que la información es completa y precisa.

Solicitar restricciones
Usted tiene derecho de solicitar una restricción respecto de cómo utilizamos o divulgamos su información médica con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Por ejemplo, podría solicitar que no divulguemos información acerca de un tratamiento previo a un familiar o amigo que pueda participar de su atención o del pago de ella. Su solicitud debe realizarla por escrito al director de Gestión de información médica.

No tenemos la obligación de aceptar su solicitud si consideramos que lo mejor para usted es utilizar o divulgar la información o si se requiere más que el esfuerzo razonable que podemos brindarle. Si aceptamos su solicitud, cumpliremos con ella excepto en casos de emergencia.

Usted tiene derecho de solicitar que la información respecto de los servicios que recibe no se divulgue a terceros y que no se emita un reclamo de pago a un tercero encargado del pago. Sin embargo, debe abonar todos los cargos en su totalidad y por adelantada en concepto de los servicios e insumos que razonablemente espera recibir.

Inspección y copia
Usted tiene derecho de inspeccionar y copiar la información médica protegida que almacenamos acerca de usted en nuestro conjunto de registros designados siempre que conservemos dicha información. Este conjunto de registros designados incluye su historia clínica y sus registros de facturación, además de otros registros que utilizamos para tomar decisiones acerca de usted. Cualquier anotación de la terapia psicológica que pueda estar incluida en los registros que hemos recibido acerca de usted no está disponible para inspección ni copia conforme a lo requerido por ley. Previa solicitud, le entregaremos la información en su formato electrónico preferido, si la conservamos o podemos generarla, y usted puede solicitarnos el envío de su registro electrónico a usted o un tercero mediante correo electrónico o un portal web seguro. Cuando se produzca dicho envío electrónico, el hospital solo puede cobrar el trabajo realizado. Con respecto a los registros en papel, podemos cobrarle un arancel por los costos del trabajo de buscar, copiar y enviar por correo que realizamos para cumplir con su solicitud.

Si desea inspeccionar una copia de su información médica, debe presentar su solicitud por escrito ante nuestro encargado de Privacidad: "Attention: OHCA Privacy Officer, Christ Hospital, 176 Palisade Avenue, Jersey City, NJ 07306". Teléfono: 201.795.8207. Correo electrónico: ComplianceOfficer@ChristHospital.org .Puede enviar su solicitud por correo o presentarla en la oficina de Gestión de información médica en el Centro médico que corresponda. Dispondremos de 30 días para responder a su solicitud de la información que conservamos en nuestro centro. Si esta información se almacena fuera del centro, dispondremos de un máximo de 60 días para responder, pero deberemos informarle acerca de esta demora.

Resumen de las divulgaciones
Usted tiene derecho de solicitar un listado de las divulgaciones de su información médica que hemos realizado fuera del centro y que no fueran con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Su solicitud debe efectuarse por escrito e indicar el plazo de la información solicitada. No puede solicitar información con fechas anteriores al 14 de abril de 2003 ni de un período superior a los seis años (nuestra obligación legal de conservar información).

Su primera solicitud de un listado de divulgaciones dentro de un período de 12 meses será sin cargo. Si solicita un listado adicional dentro de los 12 meses posteriores a la primera solicitud, podemos cobrarle un arancel por los costos de brindarle otro listado. Le informaremos dichos costos y le brindaremos la oportunidad de retirar su solicitud antes de incurrir en ellos.

Solicitud de comunicaciones confidenciales
Usted tiene derecho a solicitar la forma en que nos comunicamos con usted para preservar su privacidad. Por ejemplo, puede solicitar que lo llamemos solo a su número laboral o que le envíemos correspondencia a un domicilio o casilla de correo especial. Debe realizar su solicitud por escrito y especificar cómo o dónde podemos contactarlo. Aceptaremos todas las solicitudes razonables.

Presentar un reclamo
Si considera que hemos violado los derechos de privacidad de su información médica, tiene derecho a presentar un reclamo en nuestro centro o directamente ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos: U.S. Department of Health & Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201. Teléfono: 202-619-0257 (línea gratuita).

Para presentar un reclamo en nuestro centro o entidad afiliada al OHCA, debe hacerlo por escrito dentro de los 180 días posteriores a la supuesta violación. Ofrezca todos los detalles posibles acerca de la supuesta violación y envíe el reclamo a nuestro encargado de Privacidad del OHCA a Christ Hospital, 176 Palisade Ave, Jersey City, NJ 07306. Teléfono: 201.795.8207. Correo electrónico: ComplianceOfficer@christhospital.org. No se tomará ningún tipo de represalia contra una persona por presentar un reclamo.

Copia impresa de este aviso
Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso previa solicitud.

 

CAMBIOS A ESTE AVISO
Tenemos derecho a modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de colocar en vigencia el aviso revisado o modificado sobre la información médica que ya tengamos sobre usted, además de la información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso actual en el sitio web de cada Centro médico. Los cambios en el aviso se publicarán de forma oportuna en los sitios web.

 

ORGANIZACIONES CUBIERTAS POR EL AVISO CONJUNTO *
Este Aviso conjunto describe las prácticas de privacidad de las siguientes entidades, incluidas sus respectivas divisiones, programas, departamentos, unidades y médicos del personal (hasta el límite que corresponda):

IJKG Opco LLC d/b/a CarePoint Health – Bayonne Medical Center,
also known as Bayonne Hospital Center
HUMC Opco LLC d/b/a CarePoint Health — Hoboken University Medical Center
Hudson Hospital Opco LLC d/b/a CarePoint Health — Christ Hospital
CarePoint Insurance Company d/b/a CarePoint Health Plans
CarePoint Health Research Institute, LLC
New Jersey Medical & Health Associates, LLC
Garden State Healthcare Associates, LLC
CarePoint Health Foundation, Inc.

Estas entidades legales independientes pueden compartir información médica protegida entre sí según sea necesario para llevar a cabo tratamientos, pagos u operaciones de atención médica relacionadas con el acuerdo de atención médica organizada, a menos que las leyes, normas o regulaciones indiquen lo contrario. A menos que le entreguemos otro Aviso sobre prácticas de privacidad y a excepción de lo mencionado anteriormente, este Aviso sobre prácticas de privacidad se aplicará a todas las entidades que podamos adquirir o con las cuales nos asociemos en el futuro.

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